Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong excel

Trong quá trình làm việc với Excel, đôi khi bạn muốn lấy riêng những phần dữ liệu theo mong muốn để tiện cho quá trình nghiên cứu, giám sát khi đó người dùng sẽ thực hiện lọc dữ liệu. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trong Excel. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Giới thiệu về bộ lọc trong Excel

Bộ lọc trong Excel hay còn gọi là bộ lọc tự động trong Excel (AutoFilter): là một cách thức nhanh chóng để hiển thị thông tin liên quan trong một thời điểm nhất định, những thông tin dữ liệu không cần thiết sẽ bị ẩn đi

Người dùng có thể thực hiệc lọc hàng trong trang tính Excel bằng định dạng, giá trị hay bằng điều kiện. Sau khi thực hiện thao tác lọc bạn có thể thực hiện các thao tác sao chép, chỉnh sửa hoặc tạo biểu đồ cho những hàng hiển thị dữ liệu mà không cần sắp xếp lại toàn bộ danh sách

Chúng ta dùng công cụ Filter để lọc dữ liệu trong Excel: phần lọc có thể là cả trang tính hoặc có thể là một vùng của bảng tính Excel

2 Cách để gọi tiện ích Filter trong Excel

Các bạn cần lưu ý rằng để gọi tiện ích Filter trong Excel thì bạn cần chọn vùng dữ liệu trước đó

• Cách 1: Bạn thực hiện click chuột vào biểu tượng có hình phễu tại màn hình của thẻ Home và chọn Filter trong mục Sort & Filter
• Cách 2: Bạn chọn thẻ Data sau đó click chuột vào icon Filter
• Cách 3: Bạn thực hiện gọi Filter bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + L

3. Các cách lọc dữ liệu trong Excel

3.1 Lọc nhiều vùng dữ liệu hoặc toàn bộ bảng tính Excel

Bước 1: Bạn thực hiện chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn lọc thông tin. Tiếp đến chọn 1 trong 3 cách ở mục 2 để gọi tiện ích Filter. Khi này trên màn hình tất cả các dữ liệu chuẩn bị lọc sẽ xuất hiện dấu tam giác ở đầu mục

Bước 2: Lúc này tùy vào vùng dữ liệu mà bạn đã chọn để tiến hành lọc mà Excel sẽ cung cấp cách lọc khác nhau. Ví dụ tại vùng dữ liệu là vùng chỉ có số sẽ là Number Filters còn nếu vùng đó là văn bản thì sẽ là tiện ích Text Filters. Như hình bên dưới là tôi thực hiện chọn tiêu đề “Địa chỉ” nên excel sẽ cung cấp bộ lọc Text Filter

Bước 3: Lựa chọn từng vừng dữ liệu bạn muốn lọc bằng cách click vào ô tam giác ở đầu vùng. Tích chọn điều kiện mà bạn muốn lọc , như ví dụ phía dưới tiến hành lọc những người có địa chỉ ở Bắc Giang

Bước 4: Sau khi thao tác xong thì nhấn OK và kết quả sẽ được hiển thị trên màn hình

3.2 Cách lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ

Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu cần lọc trong một vùng nhỏ thuộc toàn bảng tính và gọi công cụ Filter. Trền phần đầu mục bạn lựa chọn sẽ xuất hiện dấu tam giác để bạn có thể thực hiện thao tác lọc

Bước 2: Click vào dấu tam giác như trong hình

Bước 3: Nhấn OK, lúc này trên màn hình sẽ hiển thị phần dữ liệu thông tin phù hợp với mong muốn của bạn còn những phần không phù hợp sẽ tạm bị ẩn đi để bạn có thể thao tác dễ hơn

4. Các kiểu lọc dữ liệu trong Excel

4.1 Cách lọc có điều kiện

Trước tiên, cần có một bảng tính với nội dung bất kì. Ví dụ ta có bảng tính với nội dung như hình bên dưới

• Bước 1: Thực hiện bôi đen vùng thông tin cần lọc dữ liệu. Tiếp đó, chọn thẻ Data và chọn lệnh Filter
• Bước 2: Lúc này trong bảng tính xuất hiện các mũ tên nghĩa là bạn có thể bắt đầu lọc.
• Bước 3: Sau khi đã lựa chọn được các tiêu chí cần lọc.Trên màn hình sẽ hiển thị kết quả lọc dữ liêu. Bạn có thể thực hiện điều chỉnh các tùy chọn để có thể hiển thị các thông số khác nhau

4.2 Lọc theo ngày tháng năm

Excel sẽ cung cấp các tính năng trong bộ lọc để có thể phục vụ người dùng một cách hiệu quả và nhanh chóng để lọc dữ liệu

Phần mềm sẽ có tính năng nhóm những nhóm thông tin trong một cột theo định dạng năm, tháng, ngày. Ví dụ nhóm lớn nhất sẽ là các năm, trong nhóm giá trị năm sẽ là những nhóm nhỏ hơn là tháng, ngày. Người dùng có thể thực hiện lọc chi tiết hơn hoặc ngược lại bằng cách kích chọn dấu trừ hoặc cộng

5. Cách sao chép dữ liệu đã lọc trong Excel

Dưới đây là 3 cách nhanh nhất giúp bạn sao chép chuỗi dữ liệu đã lọc sang một trang tính mới

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép dữ liệu

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu trong trang tính bao gồm tiêu đề cột

Cách 3: Cách này để lọc dữ liệu không chứa phần tiêu đề cột, nhấn chọn ô đầu tiên ngoài cùng bên trái của vùng dữ liệu, sau đó nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + End để mở rộng vùng dữ liệu lựa chọn đển cuối

6. Cách sử dụng lại bộ lọc khi thay đổi dữ liêu trong bảng

Sau khi đã thực hiện thao tác lọc với bảng xong, nếu bạn thực hiện chỉnh sửa hay xóa dữ liệu trong vùng dữ liệu đã lọc thì bộ lọc trong Excel sẽ không tự động cập nhật các thay đổi đó

Để có thể sử dụng lại bộ lọc bạn hãy chọn vào một ô bất kỳ trong chuỗi dữ liệu, sau đó

Cách 1: Bạn truy cập thẻ Home → Sort & Filter → Reapply

Cách 2: Truy cập thẻ Data →  Reapply trong nhóm Sort & Filter

7. Cách xóa bỏ bộ lọc Excel

Sau khi đã sử dụng bộ lọc, bạn có thể xóa bộ lọc đó đi để thực hiện lọc the cách khác

• Để xóa bộ lọc khỏi cột, thực hiện vào biểu tượng bộ lọc hình tam giác trên tiêu đề cột, tiếp đến chọn Clear Filter from “Item”
• Để thực hiện xóa toàn bộ bộ lọc của trang tính

Cách 1: Truy cập thẻ Home → Sort & Filter → Clear

Cách 2: Truy cập thẻ Data trên thanh công cụ rồi nhấn chọn Sort & Filter và chọn Clear

Trên đây là những chia sẻ giúp các bạn có thể hiểu và nắm được cách lọc dữ liệu trong Excel. Hi vọng các bạn có thể áp dụng bộ lọc trong quá trình làm việc để đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất. Chúc các bạn thành công!