Cách đánh số thứ tự tự động trong Excel

Trong khi làm việc với Excel, đôi khi chúng ta phải xử lí với bảng dữ liệu rất lớn. Để có thể dễ quan sát, tra cứu và theo dõi thì người dùng hay đánh số thứ tự cho bảng dữ liệu. Bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về cách đánh số thứ tự tự động trong Excel. Cùng theo dõi nhé!

1. Tại sao cần đánh số thứ tự tự động trong Excel?

Trong quá trình làm việc bạn có thể đánh số thứ tự cho các dữ liệu một cách thủ công bằng cách nhập lần lượt các số vào từng ô. Nhưng nếu bảng dữ liệu quá lớn thì việc bạn nhập thủ công sẽ rất mất thời gian và kém hiệu quả. Vậy nên việc đánh số thứ tự tự động trong Excel là rất cần thiết và hữu ích

2. Các cách đánh sô thứ tự tự động trong Excel

Dưới đây sẽ là các cách đánh số thưc tự tự động trong Excel

Cách 1: Thực hiện kéo chuột

Bước 1: Mở têp Excel cần đánh số thứ tự của bạn. Tiếp đến nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên trong vùng dữ liệu cần đánh số, sau đó dùng chuột phải bôi đen 2 ô vừa điền số

Bước 2: Đặt chuột ở hình vuông xanh nhỏ tại góc phải của ô rồi thực hiện kéo chuột xuống đến thứ tự mà bạn muốn

Khi này, kết quả sẽ hiển thị trên màn hình là các số thứ tự đã được đánh như ý muốn của bạn (hình phía trên)

Cách 2: Sử dụng Editing để chọn Fill/ Series

Bước 1: Mở tệp Excel cần đánh số thứ tự của bạn. Thực hiện nhập số thứ tự đầu tiên trong vùng dữ liệu cần đánh số thứ tự, tiếp đến nhấn chọn Fill trong mục Editing rồi chọn Series

Bước 2: Hộp thoại Series hiện ra trên màn hình

Tùy vào mục đích của bạn để có thể chọn mục Series in. Nếu bạn muố đánh số thứ tự theo hàng thì chọng Rows còn nếu muốn đánh số thứ tự theo cột thì chọn Columns

Tiếp đến là kiểu (type) bạn cũng tùy chọn theo ý muốn của bản thân. Có bốn kiểu cho các bạn lựa chọn là Linear, Growth, Date hoặc Autofill

Có 4 kiểu đánh số thứ tự

• Thứ nhất: Linear (đánh số theo kiểu tăng dần)
• Thứ hai: Growth (đánh số theo kiểu lũy tiến)
• Thứ ba: Date (đánh số theo kiểu ngày tháng)
• Thứ tư: Autofill (đánh số kiểu tự động điền)

Tiếp đến trong mục Step value bạn nhập số thứ tự bắt đầu và trong mục Stop value thì bạn nhập số thứu tự cuối cùng. Sau đó nhấn OK

Lúc này trên màn hình sẽ hiển thị kết quả là dãy số mà bạn đã chỉnh sửa (như hình trên)

Cách 3: Sử dụng công thức

Bước 1: Mở tệp excel mà bạn muốn đánh số thứ tự. Thực hiện nhập số tự tự vào ô đầu tiên trong vùng dữ liệu cần đánh số. Sau đó bạn chọn xuống ô bên dưới ô đầu tiên vừa nhập số thứ tự và nhập vào công thức = địa chỉ ô đầu tiên vừa điền số thứ tự 1

Ví dụ: Bạn tiến hành nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A2 thì công thức sẽ được nhập vào ô bên dưới ô A2 là ô A3 với công thức = A2+1 (quan sát hình bên dưới). Bạn có thể thực hiện tương tự tại các vị trí khác

Bước 2: Dùng chuột đặt ở hình vuông xanh nhỏ tại góc phải của ô vừa nhập (ô A3 trong ví dụ) và thực hiện kéo chuột xuống số thứ tự bạn muốn

Khi này, kết quả sẽ hiển thị trên màn hình (như hình trên)

Cách 4: Sử dụng hàm Subtotal

a) Giới thiệu về hàm subtotal và những trường hợp nên dùng hàm subtotal

Để thực hiện đánh số thứ tự thì ở đây chúng ta sẽ thực hiện lồng 2 hàm với nhau là hàm IF và hàm SUBTOTAl với cú pháp dưới đây:

= IF(logical_test, [value_if_true],SUBTOTAL(funtion_num,ref1,…))

Trong đó:

• Logical_test: điều kiện của hàm IF
• [value_if_true]: giá trị trả về nếu điều kiện đúng
• [value_if_false]: giá trị trả về nếu điều kiện sai. Ở đây chúng ta dùng hàm Subtotal
• Function_num: hàm được hiểu theo giá trị số, con số xác định chức năng thực hiện, từ 1-11 là bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng sẽ để lại các hàng được ẩn thủ công. Còn với các số từ 101-111 là bỏ qua các ô ẩn, các ô đã được lọc ra và ẩn thủ công. Khi tiến hành nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô thì trên thanh công thức Excel sẽ đưa ra danh sách các con số này cho bạn lựa chọn

Trong trường hợp này function_num chúng ta sẽ sử dụng counta với giá trị là 3

• Ref1,…: Vùng chứa số thứ tự, trong đó ref1 bắt buộc phải có còn ref2 đến 25 thì tùy chọn

Những trường hợp sử dụng Subtotal để đánh số thứ tự

• Khi sử dụng chức năng Filter
• Việc sử dụng Subtotal để đánh số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu khác với hàm Counta là số thứ tự của từng giá trị bị giữ nguyên khi lọc
• Cách này chỉ áp dụng được trên cột và không áp dụng được với dòng (hàng)

b) Ví dụ

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu với các dòng có dữ liệu và những dòng trống như hình phía dưới. Nhiệm vụ bây giờ là phải điền số thứ tự cho bảng dữ liệu này một cách tự động và không đánh số thứ tự vào những ô trống. Chúng ta sẽ sử dụng kết hợp hàm IF và SUBTOTAL để đánh số thứ tự

Bước 1: Nhập cú pháp tại ô đầu tiên cần đánh số thứ tự theo cú pháp

= IF(C3=””,””,SUBTOTAL(3,$C$3:C3))

Trong công thức trên;

Hàm IF với ý nghĩa là nếu có ô trống thì bỏ qua không đếm, còn nếu ô không trống thì dùng SUBTOTAl để đánh số thứ tự

Hàm SUBTOTAL có các đối số cần điền có nghĩa là

• Function_num là 3: tương ứng với cách tính là counta – đếm ô không trống
• Ref1 là $B$3:B3: có nghĩa là đếm kí tự phát sinh trong khoảng $B$3:B3, trong đó địa chỉ ô B3 đã được cố định bởi dấu $ ở trước địa chỉ hàng và ô, khi cố định địa chỉ ô thì sao chép công thức xuống dưới kết quả sẽ thay đổi theo từng địa chỉ ô tương ứng

Bước 2: Sau khi đã nhập xong công thức, bạn nhấn ENTER rồi sau đó thực hiện sao chép công thức đến hết bảng dữ liệu cần đánh số thứ tự

Lúc này, trên màn hình sẽ hiển thị kết quả (như hình trên). Số thứ tự sẽ được đánh theo dữ liệu hiển thị trong bảng không tính những dòng không có dữ liệu

Ngoài ra các bạn cũng có thể đánh số thứ tự bằng cách kết hợp hàm IF kết hợp với hàm COUNTA với cú pháp:

= IF(C3=””,””,COUNTA($C$3:C3))

Khi này kết quả hiển thị sẽ giống như sự kết hợp của IF và SUBTOTAL

Tuy nhiên bạn chỉ nên dùng IF kết hợp với COUNTA khi không muốn lọc dữ liệu để lấy sang một sheet hay file Excel khác. Nếu dùng COUNTA thì khi tiến hành lọc nó sẽ vẫn giữ nguyên số thứ tự ban đầu chứ không như SUBTOTAl, nó sẽ vẫn tính những dữ liệu đã bị ẩn do lọc

Giả sử từ bảng dữ liệu bạn muốn lọc ra danh sách học sinh khá

– Đầu tiên bạn tiến hành bôi đen bảng dữ liệu. Tiếp đến truy cập thẻ Home rồi chọn Sort and Filter và nhấn chọn Filter

– Tại cột “Học lực” bạn nhấp chuột vào dấu mũi tên nhỏ hình tam giác ngược (như hình dưới) rồi tích chọn “Khá”  để lọc danh sách học lực Giỏi. Sau đó nhấn OK để hiển thị kết quả

Khi này kết quả sẽ hiện trên màn hình, bạn có thể tiến hành so sánh kết quả để thấy được sự khác biệt giữ hàm SUBTOTAL và COUNTA

Từ đó, chúng ta có thể thấy sự khác biệt giữa hàm SUBTOTAL và COUNTA là:

• COUNTA: sau khi lọc sẽ giữ nguyên số thứ tự ban đầu. Bạn nên dùng hàm này khi muốn giữ nguyên số thứ tự ban đầu đã thiết lập để phục vụ mụ đích tra cứu, theo dõi theo ý riêng
• SUBTOTAL: tiến hành lọc dữ liệu và sẽ đánh lại số thứ tự sau khi đã lọc, hàm này sẽ thuận tiện khi bạn muốn lọc dữ liệu và sao chép sang một bảng khác để tạo lập một danh sách mới để theo dõi hay gửi đi

Tùy theo mục đích của người dùng mà chúng ta có thể lựa chọn hàm phù hợp nhé

Trên đây là những chia sẻ giúp các bạn hiểu về cách đánh số thứ tự tự động trong Excel. Hi vọng nó sẽ hữu ích với bạn trong quá trình làm việc với phần mềm Excel. Chúc các bạn luôn thành công, hẹn gặp lại ở bài viết tiếp theo!